Artykuły

Środa, 30 Listopad 2011

     Faktury elektroniczne
     Wystawianie i przesyłanie e-faktur staje się powoli codziennością. Wielu odbiorców usług elektronicznych takich jak np. telewizja kablowa, telefonia komórkowa, czy dostęp do Internetu spotyka się z propozycją przesyłania e-faktury.
     Czy należy się tego obawiać, czy jest to legalne działanie?
     Podstawą do wystawiania faktur w formie elektronicznej jest ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz stosowne rozporządzenie Ministra Finansów. Nadto kwestie te reguluje Dyrektywa WE w sprawie podatku VAT.
     Podane trzy różne akty prawne wskazują, że dla zwykłego odbiorcy – osoby fizycznej będącej konsumentem danej usługi nie ma większego znaczenia czy otrzymuje fakturę w tradycyjnej papierowej wersji, czy też otrzyma e-fakturę. Dla osób rozliczających ulgę internetową o tyle ma znaczenie forma papierowa, że w razie kontroli musi się taka osoba jakoś wykazać prawem do ulgi wynikającym miedzy innymi z otrzymanej faktury. Trudno jest okazać zapis elektroniczny - plik. Łatwiej i wygodniej otrzymaną fakturę jest wydrukować i … przechowywać wraz z zeznaniem rocznym.
     Z kolei dla przedsiębiorców (podatników VAT) w świetle aktualnie obowiązujących przepisów nie ma większego znaczenia, czy dokonają zapisów w swoich księgach rachunkowych (podatkowych) na podstawie faktur papierowych, czy e-faktur.
     Należy w tym miejscu wskazać, że otrzymywane pliki zawierające fakturę VAT, o ile nie są utrwalane w wersji papierowej, muszą być trwale i skutecznie archiwizowane i muszą być dostępne dla urzędników na każde żądanie „od ręki”.
     Nie ma jeszcze wypracowanej jednolitej praktyki, a więc spotkać się można z różnymi żądaniami urzędów skarbowych czy urzędów kontroli skarbowej dokonujących kontroli. Warto jednak pamiętać, że najważniejszym warunkiem uznania przez skarbówkę otrzymanej przez nas e-faktury jest nasze oświadczenie - nasza akceptacja, czyli nasza zgoda na otrzymywanie faktur w drodze elektronicznej. Drugim warunkiem również istotnym jest integralność i autentyczność pochodzenia faktury. Te warunki dotyczą głównie przedsiębiorców, ale i zwykły Kowalski winien zdawać sobie sprawę, że ingerencja w otrzymaną fakturę narusza prawo i może wygenerować kłopoty fiskalne.
     Pojawiają się opinie, że należy przechowywać kopie pliku zawierającego e-fakturę, gdyż brak takiego pliku może spowodować odrzucenie naszej faktury. Należy jednak uznać, że jest to daleko idąca ingerencja pracowników fiskusa w obowiązki wynikające tak z ustawy jak i rozporządzenia Ministra Finansów. Zapewne taka interpretacja wynika z obaw, że osoba rozliczająca PIT coś zmieni w fakturze, albo zrobi wręcz „nową” fakturę w celu oszukania Skarbu Państwa poprzez np. zwiększenie odliczenia w uldze internetowej, czy w zakresie zwrotu podatku VAT za niektóre materiały remontowe i budowlane. Obowiązek przetrzymywania kopii plików da się wprawdzie wywnioskować z przepisów, ale nie wynika wprost z  prawa.
     Podstawą, by e-faktura została uznana za dokument księgowy (zarówno dla celów podatku dochodowego, jak i VAT), niezbędne jest zapewnienie integralności treści faktury oraz autentyczności jej pochodzenia.
     Jak wynika z przepisów, e-faktury należy przechowywać w formatach trwałego zapisu m.in. w plikach JPG, PDF i innych.
     Zalecić jednak należy, szczególnie w najbliższych latach, dalece idącą ostrożność, gdyż działania służb skarbowych mogą w tym zakresie przyjąć zaskakujące kierunki, a więc – bez względu czy jesteśmy przedsiębiorcą, czy też tylko korzystamy z ulg w podatku dochodowym - archiwizujmy również otrzymane pliki zawierające e-faktury!

Mariusz Gotowicz
Doradca Podatkowy z Kancelarii Doradztwa Podatkowego Mariusz Gotowicz w Żninie